Test 2: Lexware büro easy 2015

Vor etwa einem Monat hatte ich euch ja büro easy von Lexware vorgestellt und angekündigt, dass ein Testbericht folgt. Den dortigen Kommentaren nach scheint das Thema durchaus auf Interesse bei einigen von euch zu stoßen, daher teile ich gerne meine weiteren Eindrücke vom Tool mit euch.

Im Test geht es um die Software-Variante büro easy von Lexware (zu kaufen aktuell für etwa 116 Euro). Bislang tatsächlich ausschließlich für Windows-Systeme, was beim Anblick in das System nicht sonderlich verwundert. Ein System basierend auf Tabellen, farblich sind mindestens 50 Shades of Grey dabei und das Bildliche reduziert sich auf vereinzelte Cliparts, bei deren Anblick man sich aber tatsächlich freut, wie Dschungelstars nach zwei Wochen Reiskur über einen Schokoriegel.

Funktionalität

Aber hier geht es ja nicht um einen Designpreis, sondern um Funktionalität. Kommen wir also zum Wesentlichen. Nachdem ich bereits meine Stammdaten angelegt hatte, geht es natürlich darum, Kunden und Partner anzulegen. Das geht recht selbsterklärend und leicht von der Hand und bietet eine gute Möglichkeit, seine Kontakte zu verwalten. Auch die Möglichkeit von Newslettern über den errichteten Datenpool ist gegeben. Besonders vereinfacht das natürlich wiederholenden Schriftverkehr, da nicht bei jeder Rechnung die Adresse erneut angegeben werden muss (wobei ich da einfach die alte Rechnung nehme und neu abspeichere – geht auch).

Rechnungen (und auch Angebote) können direkt im System erstellt und daraus versendet werden werden. Das ist ein sehr schönes kleines Feature, das allerdings nur funktioniert, wenn man ein lokales Mail-Programm nutzt. Wenn man wie ich über Gmail unterwegs ist, bleibt weiterhin nur die händische Variante mit PDF-Anhang. Wer seine Rechnungen im altbekannten Unternehmens-Look präsentieren möchte, kann Vorlagen importieren. Auch das hat leider bei mir nicht funktioniert, weil meine Word-Datei scheinbar nicht strukturiert genug ist. Und nach dem Kleinklein in Sachen Videoberatung bei der Ersteinrichtung fühlt man sich plötzlich dann doch etwas verloren und orientierungslos. Wieso geht das nicht? Was muss ich beachten? Klar, es gibt Hilfsreiter mit Hilfsbuttons und Hilfstexte, aber das Durchwühlen und Finden richtiger Passagen ist dann doch auf Dauer ermüdend.

Datentransfer zum Finanzamt

Für mich (leider) ein monatlich wichtiger Prozess ist der Datenversand an das Finanzamt. Das mache ich über ein DATEV-Tool, in dem ich meine Belege hochlade und an meine Steuerberaterin sende. Die bekommt Einblick in die Konto-Aktivitäten und verarbeitet die Belege und schickt sie weiter. Das macht für mich (neben der alltäglichen Ablage von Dokumenten) vielleicht 2 Stunden im Monat, eher weniger.

Bei büro easy kann ich zwar auch Originalbelege hochladen, das geht allerdings nur im Einzelschritt und ist leider sehr umständlich. Das hakt dann schnell an kleinen Dingen, wie dem rudimentären Auswahlfenster bei der Dateisuche, die mir keine Sprünge zu Favoriten-Ordnern zulässt. Ja, das ist Kleinkram, summiert sich aber schnell, wenn man 80 Belege oder so hochladen möchte. Dabei sind die Originalbilder für das System aber einfach unter geordnet. Braucht es ja eigentlich auch nicht, man gibt die notwendigen Daten tabellarisch ein und gut ist. Geht auch, aber so werden an die Steuerberaterin eben auch nur die Dinge weiter geleitet, die man mühsam händisch eingibt – die DATEV-Variante weiß nach einer Weile, wo in wiederkehrenden Belegen die Angaben für Datum, Betrag und Belegnummer liegen und liest sie automatisiert aus.

Rundumplaner

Neben dem fröhlichen Datentransfer zwischen Firma, Kunden, Händler, Steuerberatung und Finanzamt gibt es auch noch Möglichkeiten der Selbstorganisation. Gerade der Aufgaben-Überblick und die Erinnerungsfunktionen können behilflich sein – hat man das Thema Steuern ja nicht wirklich täglich auf dem Schirm (und arbeitet vermutlich eher verdrängend dagegen). Aber auch hier kann mehr Überblick enorm helfen. Man kann zwar die Ansichten anpassen, aber es kann ja nicht sein, dass man zunächst 15 Minuten damit verbringen muss, alles einigermaßen leserlich und übersichtlich zu gestalten. Und letztlich sind das auch nur kleine Listen, es wird so gut wie gar nicht mit Farben (Schrift/Hinterlegung) oder anderen leichten Indikatoren gearbeitet.

Fazit

Man merkt recht schnell, dass viele Funktionen zwar sinnvoll sind, aber nur dann durchführbar, wenn man sich und sein Unternehmen komplett auf büro easy justiert bzw. seine Prozesse dahingehend abändert. Das war für mich im Rahmen dieses Tests natürlich nicht möglich. Ich arbeite mit selbst erstellter Excel-Liste, was die Übersicht von Projekten, Zahlungs-Status und Rechnungs-Nummern angeht. Da kann ich schnell farbliche Markierungen einsehen, sollte eine Zahlung überfällig sein, etc. Rechnungen erstelle ich per Word und nutze einfach die letzte als Vorlage. Das ist sicherlich nicht ganz so schnell, geht aber auch. Ich habe einen bestehenden Prozess, der vielleicht nicht perfekt ist, aber funktioniert. Und weil wir Menschen nun einmal Gewohnheits-Tiere sind, fällt es umso schwerer, in ein neues (und kompakteres und somit starreres System) zu gelangen. Zumal eben alles farblich und strukturell „Steuern!“ schreit – und das gibt dem Arbeiten daran tatsächlich eine negative Konotation, wenn man mit dem Thema selbst nicht viel zu tun haben möchte.

Und Kleinigkeiten wie der im ersten Teil erwähnte Font-Fehler sind ungemein nervig auf Dauer. So bleibt nur zu sagen, dass büro easy keine ernsthafte Alternative für mich bietet, weil es mir schlichtweg zu viel bietet für das, was ich brauche und dadurch überladen und unübersichtlich wirkt. Gerade für Personen und Unternehmen, die bisher keine geordnete Struktur im Bereich Rechnungswesen und Steuer-Organisation besitzen, kann die Software allerdings wunderbar bei der Ordnung und dem Aufbau behilflich sein. Wenn man sich eben komplett drauf einlässt. Und vor allem, wenn das Auftragsvolumen höher ist, als bei einem Blogger, der nun wirklich nicht jeden Tag eine Rechnung schreibt.

Kleine Randnotiz: Auf dem YouTube-Channel von Lexware sind für einige Produkte (leider noch(?) nicht für büro easy) einige Online-Tutorials hochgeladen. Da werden auch teils die Basis-Begrifflichkeiten und Sonderbedingungen des Finanzwesens erläutert. Wer sich allgemein etwas fitter in diesen Bereichen machen möchte (oder muss), kann sich hier ganz gut durchstöbern.

Um nach dem ganzen Text, dem zugegeben etwas drögen Thema und entsprechender Bild-Aufmachung wieder emotional hoch zu fahren und zumindest in Sachen Bildsprache etwas zu entspannen gibt es abschließend noch den aktuellen Spot zum Produkt, der ein wunderschönes visuelles Statement von sich gibt.

Mit freundlicher Unterstützung von Lexware.